Wat kun je doen als een klant niet betaalt?
Jan 09, 2025
Als ondernemer is het een nachtmerrie: een klant die zijn facturen niet betaalt. Zeker wanneer je, bijvoorbeeld als social media manager, een pakketprijs hebt afgesproken met maandelijkse betalingen, kan een niet-betalende klant je cashflow flink verstoren. Wat zijn je opties? Moet je blijven leveren of mag je je verplichtingen opschorten? In deze blog lees je hoe je met zo’n situaties om kunt gaan en geef ik je praktische tips.
Stap 1: Check je overeenkomst
Alles begint met een goede, begrijpelijke en duidelijke overeenkomst. Als (online) ondernemer heb je waarschijnlijk een contract of Algemene Voorwaarden opgesteld waarin de betalings- en leveringsafspraken zijn vastgelegd. Controleer hierin:
- Betalingstermijnen: Wat is de overeengekomen betalingstermijn?
- Opschorting van diensten: Heb je expliciet afgesproken dat je je diensten mag opschorten als een klant niet betaalt?
- Incassokosten: Staat er in de overeenkomst wat de consequenties zijn voor de klant bij wanbetaling, zoals rente of incassokosten?
Als er niets expliciet staat over opschorting, mag je dat in sommige gevallen alsnog doen, maar het moet redelijk zijn en in verhouding staan tot de situatie.
TIP: Zorg dat in je Algemene Voorwaarden of je overeenkomst afspraken staan over betalings- en leveringsvoorwaarden. Geen idee waar je moet beginnen of twijfel jij of je dit goed geregeld hebt? Laat het me weten en ik kijk met je mee! Vul het formulier in op de website of mail je vraag naar [email protected]
Stap 2: Maak het probleem bespreekbaar
Neem contact op met je klant zodra de betalingstermijn is verstreken. Soms gaat het om een misverstand of administratieve fout en is een vriendelijke herinnering voldoende.
Voorbeeld: “Beste Anna, ik zag dat de factuur van 14 februari 2024 nog niet is betaald." Zou je dit kunnen controleren? Als er vragen of problemen zijn, hoor ik dat graag!”
Geef de klant een nieuwe deadline, bijvoorbeeld binnen 7 dagen, en maak duidelijk wat de gevolgen zijn als de betaling uitblijft.
Stap 3: Opschorten van diensten
Als de klant na meerdere herinneringen nog steeds niet betaalt, heb je het recht om je verplichtingen op te schorten. Volgens de wet mag dit echter alleen als de klant daadwerkelijk in gebreke is gesteld. Dat betekent dat je hem schriftelijk (via e-mail of brief) een laatste kans moet geven om alsnog te betalen.
Opschorting uitleggen: “Beste Anna, ik heb meerdere herinneringen gestuurd over de openstaande factuur van € 499,- Helaas heb ik nog geen betaling ontvangen. Volgens onze overeenkomst heb ik de mogelijkheid mijn werkzaamheden tijdelijk op te schorten tot de factuur volledig is betaald. Vanaf vandaag stop ik daarom met mijn werkzaamheden voor jou tot er betaald is. Ik hoor graag van je als er vragen zijn.”
Let op: blijf professioneel en beleefd. Je doel is niet alleen om betaald te worden, maar ook om de relatie waar mogelijk te behouden.
Stap 4: Wat als de klant blijft weigeren?
Als de klant blijft weigeren te betalen, zijn er verschillende opties:
- Aanmaning en incassoprocedure: Stuur een formele aanmaning waarin je de klant een laatste termijn geeft om te betalen. Vermeld ook dat je bij uitblijven van betaling extra kosten in rekening kunt brengen (let op dat ook dit wel in je voorwaarden staat).
- Juridische stappen: Overweeg een incassobureau of een juridische procedure. Dit kan tijdrovend en kostbaar zijn, dus dit is vaak een laatste redmiddel.
Voorbeeldsituatie: Social media manager
Je hebt een pakketprijs van € 499,- per maand afgesproken met een klant voor het beheren van hun social media. In de overeenkomst staat dat betalingen binnen 14 dagen moeten plaatsvinden. De klant heeft de betaling van de vorige maand niet voldaan. Je stuurt een herinnering en biedt aan om te overleggen als er problemen zijn. Na meerdere pogingen besluit je je werkzaamheden op te schorten.
Anna reageert eindelijk en geeft aan tijdelijk financiële problemen te hebben. Je besluit in overleg een betalingsregeling af te spreken: zij betaalt de achterstand in twee termijnen, en jij hervat je werk zodra de eerste betaling binnen is. Zo behoud je de relatie en voorkom je escalatie!
Mijn advies aan jou om gedoe met klanten te voorkomen:
- Leg afspraken vast: Een duidelijke overeenkomst voorkomt misverstanden.
- Communiceer professioneel: Blijf vriendelijk maar standvastig in je communicatie.
- Ken je rechten: Je mag je diensten opschorten, maar zorg dat je klant correct in gebreke is gesteld.
- Wees flexibel waar mogelijk: Soms loont het om een betalingsregeling te treffen en de relatie te behouden.
Door duidelijke afspraken te maken en professioneel om te gaan met klanten die niet of niet op tijd betalen, kun je problemen voorkomen en je focus houden op wat je het liefst doet: zelfverzekerd en zorgeloos ondernemen!
